Ja jūsu organizācija ir vai ir iecelta par atbildīgu par zinātniskas konferences rīkošanu, tā ir ne tikai godājama funkcija, bet arī lielisks organizatorisks darbs, kurā jāņem vērā visas mazās lietas.
Instrukcijas
1. solis
Izveidojiet konferences organizatoru komiteju, kuras sastāvu noteiks pēc rīkojuma. Ieceļ priekšsēdētāju, kurš vada un koordinē komitejas locekļus. Nosakiet konferences norises laiku un izveidotās komitejas noteikumus. Pasūtījumā atspoguļojiet, kā jūs maksāsiet par darbiniekiem, kuri ir tā dalībnieki. Nosūtiet konferences paziņojumu un pielikumā norādiet prasības ziņojumiem, kopsavilkumu apjomu un to iesniegšanas termiņu.
2. solis
Izlemiet par finansējuma avotiem, tas var būt mērķtiecīgs finansējums no budžeta, piesaistot sponsorēšanu un pašu konferences dalībnieku līdzekļus.
3. solis
Nosūtiet uzaicinājumus visiem potenciālajiem konferences dalībniekiem un plānoto konferences programmu. Izlemiet par to dalībnieku un runātāju skaitu, kuri vēlas dalīties ar kolēģiem ar zinātnes attīstību un pētījumu rezultātiem. Jautājiet dalībniekiem, vai viņiem ir nepieciešams rezervēt viesnīcas numuru un veikt rezervāciju.
4. solis
Vienojieties ar tipogrāfiju, lai atskaites kopsavilkumus publicētu atsevišķā brošūrā, un, ja nepieciešams, pasūtiet pasākuma programmu dalībniekiem izplatīšanai, nozīmītes ar viņu vārdiem, iniciāļiem un organizācijas nosaukumu.
5. solis
Saskaņā ar dalībnieku skaitu nosakiet, cik daudz vietas jums vajag, un iznomājiet īpašu telpu, kas aprīkota šāda veida pasākumu rīkošanai. Padomājiet, kādam aprīkojumam tas būs papildus jāaprīko, pārbaudiet nepieciešamā skaita datoru kontaktligzdu, projekcijas ekrānu utt. Pieejamību. Apsveriet bufetes darbību, kur sapulces dalībnieki pārtraukumos var baudīt tasi kafijas un uzkodas..
6. solis
Padomājiet par konferences programmu, ja nepieciešams, sadaliet to sadaļās. Apsveriet, kur var rīkot šādas sadaļas. Apsveriet konferences viesu, organizatoru un programmas dalībnieku uzrunas. Pasūtiet kancelejas preces konferences dalībniekiem - nozīmītes, piezīmju bloki un pildspalvas ir standarta komplektācijā.
7. solis
Izveidojiet dokumentu, reklāmas materiālu un rakstāmpiederumu paketes, kuras kopā ar nozīmītēm izsniedz konferences dalībniekiem.
