Preses konferences ir svarīga jebkura uzņēmuma PR darbības sastāvdaļa. Pateicoties viņiem, plašsaziņas līdzekļi un ieinteresētā sabiedrība var saņemt jaunāko informāciju burtiski no pirmās puses no konkrētas organizācijas oficiālajiem pārstāvjiem, un uzņēmumu vadība var paust savu nostāju par viņiem vissvarīgākajiem jautājumiem. Bet, lai preses konference sniegtu patiešām labus rezultātus, tā ir pareizi jāorganizē.
Instrukcijas
1. solis
Ja jums uztic preses konferences organizēšanu un rīkošanu, vispirms nosakiet, kādu mērķi vēlaties sasniegt: pastāstiet par visiem sava uzņēmuma panākumiem, pievērsiet sabiedrības uzmanību kādai problēmai, parādiet noteiktu publisku personu uzvarošā gaismā utt.. P. Pēc tam izvēlieties preses konferences vietu un laiku. Paturiet prātā, ka šīs darbības vislabāk var veikt darba nedēļas vidū (otrdiena - trešdiena - ceturtdiena) no rīta vai pēcpusdienā, bet ne vēlāk kā pulksten 16:00.
2. solis
Preses konferences rīkošanas vietu izvēlieties, ņemot vērā sava uzņēmuma organizatoriskās iespējas un plānoto uzaicināto skaitu. Lūdzu, ņemiet vērā, ka preses pārstāvjiem ir nepieciešams pietiekami daudz sēdvietu. Iepriekš pārliecinieties, ka telpā ir mikrofoni, projekcijas ekrāni (ja nepieciešams) un brīva vieta TV kameru uzstādīšanai.
3. solis
Izveidojiet sarakstu ar plašsaziņas līdzekļiem un organizācijām, kuru pārstāvjus vēlaties redzēt savā pasākumā. Sagatavojiet un izsūtiet paziņojumus presei un ielūgumus vismaz divas nedēļas pirms plānotā pasākuma. Pēc ielūgumu nosūtīšanas ir ieteicams personīgi piezvanīt adresātiem un uzzināt par viņu lēmumu piedalīties vai neapmeklēt preses konferenci. Tādējādi jūs ne tikai norādīsit nākamo viesu skaitu, bet arī papildus atgādināsit par savu pasākumu, ja cilvēki to aizmirsīs vai nesaņēma jūsu paziņojumu presei.
4. solis
Sagatavojiet nepieciešamos prezentācijas materiālus visiem nākamajiem preses konferences dalībniekiem. Dalībnieka komplektā parasti ir preses relīzes kopija, ierēdņu saraksts, kuri uzstāsies preses konferencē ar pilniem vārdiem un amatiem, darba kārtība (runu kārtība un tēmas), reklāmas un reklāmas materiāli. Daudz labāk izskatās, ja visi prezentācijas materiāli katram dalībniekam tiek veidoti kā viens komplekts uzņēmuma mapē ar organizācijas logotipu.
5. solis
Ja plānojat ieviest dalībnieku akreditāciju, informējiet viņus par to iepriekš un pastāstiet, kādi dati jums tam nepieciešami (vārds, amats, pases dati utt.). Iepriekš sagatavojiet vārda nozīmītes visiem dalībniekiem un kartītes, kas jānovieto uz tabulām, norādot runātāju vārdus un nosaukumus. Ja preses konference tiek plānota pietiekami ilgu laiku, pārliecinieties, ka apstākļi tās dalībniekiem ir ērti: bufete ar dzērieniem un uzkodām, smēķēšanas telpas un tualetes, ieplānojiet atpūtas pārtraukumu laiku.
6. solis
Pēc preses konferences noteikti sazinieties ar apmeklējošo mediju redakcijām un jautājiet par tās rezultātā tapušajiem materiāliem. Pieprasiet publikāciju kopijas, ja par to iepriekš nav vienojies.
