Dažas vēstules beidzas tik neskaidri, ka adresāts ir apmulsis: viņam ir jāpārlasa teksts, lai saprastu būtību. Laika trūkuma dēļ adresāts var izmest vēstuli vai kaut ko darīt, lai novērstu uzmanību un vairs neiedziļinātos norādītajā situācijā. Skaidrs, kodolīgs un kompetents nobeigums uzsver cieņu pret lasītāju un palīdz ātri atbildēt uz pieprasījumu vai pieprasījumu.
Instrukcijas
1. solis
Trīs punktos norādiet, ko jūs gribējāt pateikt. Var šķist, ka domas tiek pasniegtas skaidri, bet informācijas uztvere ir atkarīga no lasītāja stāvokļa. Tāpēc vēlreiz izlasiet tekstu un atsevišķi pierakstiet trīs galvenās domas. Tie var būt fakti, datumi, vārdi utt. Emocijas šeit nav vajadzīgas, uzrakstiet īsi, ar dažiem vārdiem, jo jums vienkārši jāapkopo, jāatgādina galvenie punkti.
2. solis
Pierakstiet trīs darbības e-pasta adresātam. Cilvēku reakcijas var būt neparedzamas. Jums šķiet, ka uz sniegto informāciju ir iespējams viennozīmīgi reaģēt, bet cilvēks to dara atkarībā no individuālajiem ieradumiem un nodomiem. Ja jūs skaidri nenorādīsit to, ko gaidāt no lasītāja, viņš nesapratīs vai neteiks, ka nesaprata.
3. solis
Sakārtojiet iepriekšējo darbību sarakstu svarīguma dilstošā secībā. Vēstules beigas dažkārt atgādina pēdējo vārdu tiesas sēdē: no tā ir atkarīgs vēstules saņēmēja iespaids, secinājumi un sekas. No saraksta noņemiet vienumus, kurus var izlaist, neapdraudot ziņojuma nozīmi. Vēstules beigās ievietojiet atlikušo īso sarakstu, lai lasītājs neko nepalaistu garām.
4. solis
Norādiet laika grafiku. Ja jūs gaida reakciju uz vēstuli, precīzi norādiet savas cerības. Dažiem cilvēkiem ir tendence kavēties līdz pēdējam, tāpēc konkrēta laika norādīšana var nebūt lieka.
5. solis
Atstājiet savu kontaktinformāciju. Jūsu korespondentam vajadzētu būt iespējai ātri atrast jūsu tālruni. Paredziet šādas situācijas un katram gadījumam iekļaujiet vēstulē nepieciešamo informāciju, pat ja esat pārliecināts, ka saņēmējam tā ir.
6. solis
Esiet pieklājīgs, pasakiet kaut ko jauku, paldies par veltīto laiku. Adresāts reaģēs labprātāk un ātrāk sazināsies, ja vēstule viņu iepriecinās vai atturēs no nepatīkamas pieredzes.
7. solis
Noteikti parakstiet ziņojumu ar savu vārdu: tas rada reālas komunikācijas sajūtu. Personai ir svarīgi koncentrēties uz atbildi un uzņemties to atbildīgi. Rādiet piemēru, un cilvēki pret jums izturēsies tāpat.
